Kommunikation mit Anlegern und VP

Ein- und ausgehende Kommunikation

Kommunikation kennt viele Formen. Neben dem klassischen Schriftverkehr, der herkömmlich in Papierform oder elektronisch erfolgen kann spielen heute auch die bidirektionale Kommunikation eine bedeutende Rolle.

Wir unterscheiden im Wesentlichen zwischen:

Ausgehender Schriftverkehr
Eingehender Schriftverkehr
Auskünfte über Beteiligungen, Einzahlungsstände, etc.
Umfragen, Fragebogen-Aktionen, Abstimmungen
Online-Chat

Postausgang

Erstellen Sie Ihre Ausgangspost als Einzel- oder Massenaussendungen. Die erzeugten Dokumente versenden Sie vollautomatisch per Papierpost, E-Mail oder Sie stellen die Dokumente im individuellen geschützten Online-Bereich Ihres Anlegers zur Verfügung.

Sie berücksichtigen die individuellen Vorlieben des Empfängers. Möchte er seinen Schriftverkehr per Post oder Email erhalten oder über einen geschützten Login aus dem Online-Portal abrufen? Soll die Post an einen abweichenden Empfänger gehen oder in Kopie an den Steuerberater? DC Fonds kennt und beachtet die individuellen Wünsche Ihrer Anleger vollautomatisch und medienübergreifend in einem Lauf.

Für die Erstellung nutzen Sie bereits aus Ihrem Alltag bekannte Tools wie Microsoft Outlook oder Microsoft Word.

DC Fonds gibt Ihnen selbst für komplexe Briefe umfangreiche Möglichkeiten an die Hand. Natürlich können Sie damit auch bequem einfache Briefe erstellen.

Bei der Erstellung der Dokumente werden auf Wunsch vollautomatisch Briefpapier und Unterschriften hinzugefügt und die Dokumente werden sofort in das schreibgeschützte und Plattformübergreifende PDF-Format umgewandelt.

Zum Schluss werden alle Dokumente in der jeweiligen Kundenakte hinterlegt. Auf Wunsch natürlich mit Anbindung an Ihr Archiv-System.

Posteingang

Die eingehende Kommunikation bildet den zweiten wichtigen Baustein der Anlegerkommunikation. Hierfür nutzt der Anleger nach wie vor Schriftdokumente per gelber Post, aber immer mehr die Kommunikation per Email oder über Ihr Online-Portal und natürlich auch direkt über den telefonischen Kontakt.

DC Fonds beherrscht auch diese eingehende Kommunikation.

Eingehende Papierpost

Dokumente, die per gelber Post zu Ihnen gelangen werden beim Eingang der Dokumente gescannt, verschlagwortet (und somit dem Absender zugeordnet) und in den elektronischen Posteingang übernommen. Von dort werden Dokumente auf die zuständigen Sachbearbeiter oder Teams verteilt.

Je nach Sachverhalt unternimmt der Mitarbeiter die nächsten Schritte vom kurzen Telefongespräch bis hin zum automatischen Start eines Workflows.

Eingehende Emails

Emails sind eine der häufigsten Quellen für eingehende Kommunikation. DC Fonds bietet Ihnen viele Optionen für die Verarbeitung der eingehenden Emails:

Zuordnung der Mails per Drag & Drop
Import aus Outlook heraus mit automatischer Erkennung des Absenders
Automatischer Import über spezielle Postfächer (z.B. weitergeleitete Emails Ihres Vertriebsaußendienst)

Ausgehende individuelle Emails können übrigens auf dem gleichen Wege importiert oder automatisch durch Senden & Speichern hinterlegt werden.

Mitteilungen aus dem Portal

Online-Mitteilungen sind eine weitere Quelle für Ihren Posteingang. Es versteht sich von selbst, dass Medienbrüche hier keine Rolle spielen.

Auskünfte zu Beteiligungen

Telefonische Anfragen

Nicht selten ruft der Anleger an und wünscht Auskünfte rund um seine Beteiligung. Nach erfolgreicher Legitimationsprüfung können Sie über die Kundenakte schnell die gewünschten Auskünfte erteilen und bei Bedarf zusätzlich per Email oder Brief bereitstellen.

Die Kommunikation dokumentieren Sie bequem in DC Fonds, so dass Ihnen diese wichtige Information beim nächsten Gespräch wieder zur Verfügung steht.

Handelt es sich um einen komplexeren Vorgang wie etwa eine Beschwerde, dann starten Sie einfach und bequem einen neuen Workflow.

Selfservice im Anleger-Portal

Nicht nur jüngere Anleger werden es lieben. 24h rund um die Uhr zur Verfügung und das in Echtzeit. Nicht anrufen! Online gehen!

Über das Anleger-Portal kann der Anleger in Echtzeit die wichtigsten Informationen selber abrufen und Ihnen bei Bedarf Nachrichtigen schreiben oder selber Workflows initiieren.

Arbeiten Sie mit Ihren Anlegern zusammen und lassen Sie ihn Fragebögen elektronisch ausfüllen und Online abstimmen. Weitere Informationen hier finden Sie unter unserem Beitrag zum Anlegerportal.